इटहरीः उदयपुरको कान्छो नगरपालिका बेलकाका मेयर दुर्गाबहादुर थापा आफ्नो कार्यकक्षमा संस्थागत छलफल गर्न आएकासँग छलफल मात्रै गर्दैनन्, टिपोट पनि गर्छन् । कुनकुन संस्थाले नगरपालिकासँग केके कुरा गरे, त्यो सब लेख्छन् ।

यत्ति मात्रै होइन, मेयर थापाले विषयगत छलफल गर्न आएका व्यक्तिहरूसँगको संवाद पनि टिपोट नै गर्छन् । अरु त अरु चिया खाने आगन्तुकहरूको हस्ताक्षर र कुराकानीको विषयमा पनि माइन्युट गराउँछन् । दैनिक कम्तीमा ५ देखि १० संस्था र थुप्रै व्यक्तिहरू भेट्ने मेयर थापा सबैको माइन्युट गराउँछन् । हरेक व्यक्ति र संस्थासँग भएका कुराकानीको माइन्युट नै गर्नुको कारण के हो भन्ने बारेमा मेयर थापाका चार कारण यस्ता छन् ः


१. पारदर्शी हिसाबकिताब
कार्यालयमा आएका आगन्तुकहरूले के कति चियानास्ता खाए भन्ने वास्तविक तथ्य लिन माइन्युटले सहयोग हुने मेयर थापा बताउँछन् । नआएका मान्छेले नास्ता खाए भन्दै बन्न सक्ने नक्कली बिललाई नियमन गर्न वास्तविक आगन्तुकहरूको वास्तविक हस्ताक्षरले प्रमाणित गर्ने मेयर थापा बताउँछन् ।

यसबारे अनियन्त्रित खर्चहरूको लेखाजोखा गर्ने मेयर थापा बताउँछन् । उनी भन्छन्, ‘विषयगत र संस्थागत छलफल गर्न आएकाहरूको माइन्युट हुँदा पारदर्शी हिसाबकिताब हुन्छ । यसले जहिले पनि क्रस चेक गर्दा कमजोरीहरू भेटिएमा कारबाही गर्न पनि सजिलो हुन्छ ।’

२. संस्थागत स्मृति र सुशासन
नगरपालिकामा के कस्ता कामहरूमा छलफल भइरहेका छन्, कुनकुन विषयहरू चर्चामा छन्, भन्ने विषय दीर्घकालीन स्मरणको लागि पनि माइन्युट आवश्यक परेको मेयर थापा बताउँछन् । उनी भन्छन्, ‘आजको मेयर भोलि नहुन सक्छ तर मेयरका कुरा र विषयहरूको संस्थागत स्मृति र दस्ताबेजीकरण हुँदा नगरपालिकालाई फाइदा हुन्छ ।’ यसले सुशासनको विकास हुने समेत मेयर थापाको तर्क छ ।

३. मुद्दामामिलामा सहयोग
कसैले मेयरले नगरेका कामलाई गरेको भन्दै मुद्दा हालेमा यस्ता माइन्युटले मेयरले सो काम गरेको हो वा होइन भन्ने प्रमाण पेश गर्ने मेयर थापा बताउँछन् । स्थानीय सरकारलाई विभिन्न नाजायज मुद्दाहरू आएको अवस्थामा त्यसलाई पुष्टि गर्ने प्रमाण पनि हुने हुनाले माइन्युट गरेको मेयर थापाको तर्क छ ।

४. वार्षिक प्रतिवेदन र प्रगति विवरणमा सहयोग
जत्ति नै ठूलो स्मरणशक्ति हुने मेयर र स्थानीय तहले पनि सबै विषयगत कुराकानीको बारेमा दोस्रोपटक भन्दा सम्झन धेरै गाह्रो हुने मेयर थापा बताउँछन् । यो कुराको समर्थन गर्नलाई माइन्युट राम्रो विकल्प भएको उनको तर्क छ ।

हरेक विषयगत र महत्वपूर्ण छलफल, अन्तरक्रियामा र वार्ताको माइन्युट हुँदा र नोट लिँदा स्थानीय सरकारका वार्षिक प्रतिवेदन र प्रगति विवरणहरू बनाउन हरेक दिनका कुराहरू समेट्न सकिने मेयरको भनाइ छ । उनी भन्छन्, ‘स्थानीय सरकारका वार्षिक प्रतिवेदन बनाउन हरेक दिनका गतिविधिहरूको एकएक टिपोट भएमा धेरै सहज हुन्छ । त्यसैले मैले हरेक महत्वपूर्ण संस्थागत र व्यक्तिगत कुराहरूको नोट र टिपोट गर्न माइन्युटको सिस्टम शुरु गरेको हुँ ।’